Un des premiers trucs qui m'a frappé en entrant dans le monde du travail, c'est le nombre de réunions à assister ou à organiser. On fait des réunions pour tout... et pour rien. Lorsque l'on demande à quelqu'un s'il a un peu de temps pour discuter, la réponse la plus courante est : "regarde dans mon agenda, et invite-moi à une réunion". Et plus on monte dans la gestion, dans la hiérarchie, plus ces réunions sont fréquentes. Dès lors, il importe de se poser la question suivante : est-ce que cette réunion est utile ? Pour cela, je vous propose deux astuces très simple et extrêmement efficaces.
Se poser cette simple question, ou la poser à l'organisateur, permet de faire déjà un bon tri, car souvent, les gens n'ont simplement pas de réponse. Et la réponse : "se voir pour discuter" n'est pas une réponse acceptable. Voici donc quelques idées de buts possibles :
Mais si on n'arrive pas à définir un objectif quantifiable et utilisable, la réunion ne sert à rien.
Une réunion est organisée. Elle est planifiée à l'avance et chaque participant doit savoir ce qu'il va s'y dire, ce qu'il doit présenter et combien il a de temps pour cela. Une réunion se prépare à l'avance par chacun. Sinon, on se retrouve dans une situation où les gens discutent de tout et de rien, et à la fin, on n'est pas garantit du résultat. L'ordre du jour n'a pas besoin d'être compliqué, et peut tenir en deux lignes. Voici un exemple pour un daily scrum :
Et voilà, maintenant, si l'on vous invite à une réunion qui n'a ni but ni ordre du jour, vous aurez deux bonnes raisons de la refuser. Ou si vous êtes plus diplomate que moi, d'accepter provisoirement la réunion en demandant à clarifier ces points...